Chat with us, powered by LiveChat

Bezbłędne wejście do Diamentowej Ligii IAAF

by | Jul 8, 2019

Sprawna przedsprzedaż, mnóstwo danych przydatnych dla klienta i doskonała kontrola biletów sprawiły, że roczny okres próbny zmienił się w przedłużenie umowy z organizatorem Diamentowej Ligii IAAF, Bislett Games na cztery lata.

Tegoroczna Diamentowa Liga IAAF w Oslo, która odbyła się w czwartek 13 czerwca, transmitowana do 163 krajów na całym świecie, była pierwszym rokiem współpracy organizatora z TicketCo jako partnerem biletowym.

Bilety na wydarzenie zostały wyprzedane w rekordowym tempie. Organizator był ciągle zaniepokojony wejściem i martwił się o kolejki z powodu wcześniejszych doświadczeń na stadionie miejskim, otoczonym tramwajami i korkami z każdej strony.

Zadowolony szef ochrony

Gdy ponad 14 000 widzów wkracza na zatłoczony teren Bislett wczesnym wieczorem w czwartek, ryzyko korków jest ogromne.

Nie musieli się martwić.

”Nie pamiętam, żebyśmy kiedykolwiek w poprzednich latach doświadczyli czegoś tak doskonałego, jak tegoroczne wejście. Różnica w stosunku do ubiegłego roku była ogromna” – mówi szef ochrony w Diamentowej Lidze IAAF Bislett Games, Vegard Henriksen.

Szef ochorny o Diamentowej Lidze IAAF 2019 Bislett Games, Vegard Henriksen.

Brak większych problemów

Był bardzo zadowolony z tego, jak wyglądało tegoroczne wejście na wydarzenie.

„Nie mieliśmy większych problemów ani po naszej stronie, ani wśród posiadaczy biletów. Wysoko wykwalifikowany personel TicketCo na miejscu poradził sobie z kilkoma drobnymi wyzwaniami, które pojawiły się podczas imprezy”, dodaje.

Liczba miejsc na tegorocznych Bislett Games wynosiła 14200, a bilety na wydarzenie wyprzedano z wyprzedzeniem. We wszystkich trzech bramach posługiwano się łączną liczbą 14 skanerów ręcznych – wszystkie obsługiwane przez wolontariuszy z personelu.

Wysokie tempo przy bramach

“W zeszłym roku mieliśmy poważne kłopoty z kontrolą biletów i w pewnym momencie kolejki na zewnątrz stadionu były tak długie, że blokowały ruch. Aby rozwiązać ten problem, musieliśmy w końcu ominąć całą operację skanowania i po prostu udawać, że przeprowadziliśmy poprawną weryfikację biletu”, przyznaje Pan Henriksen.

“Po tym, jak doświadczyliśmy sprawnej wyprzedaży przeprowadzonej z firmą TicketCo, żywiliśmy duże nadzieje co do tegorocznych wejść. Mogę szczerze powiedzieć, że wszystkie nasze oczekiwania zostały spełnione. Tempo przy bramach było wysokie, i w żadnym momencie na zewnątrz nie było kolejek spowodowanych przez nas” – dodaje.

Bislett o 19:35, czwartek 13 czerwca. Bez kolejek i korków.

Roczna próba

Tegoroczne usługi firmy TicketCo w Diamentowej Lidze Bislett Games odbywały się jako roczny okres próbny, aby umożliwić organizatorowi przekonanie się, jak działa system, zanim zdecyduje się na korzystać z nich na dłuższy okres. Nie trzeba było długo czekać na kontynuację współpracy.

“Dwa tygodnie temu byłem w Oslo razem z członkiem naszego zespołu Customer Success, aby zabezpieczyć te lata Bislett Games. W zeszłym tygodniu wróciłem, mając przyjemność negocjować czteroletnią umowę z tym wspaniałym organizatorem. Cieszymy się, że możemy być częścią jednego z najważniejszych elitarnych zawodów lekkoatletycznych w Europie przez następne cztery lata”, mówi menadżer krajowy firmy TicketCo Norwegia, Dag Frode Algeroy.

Dag Frode Algeroy, menadżer krajowy, TicketCo Norwegia

Łatwa decyzja

Kierownik ds. marketingu, Anne Mette Undlien Haug z aliansu Bislett, jest równie zadowolona z zapewnionych usług biletowych na najbliższe cztery lata.

“Była to dla nas łatwa decyzja po bardzo pozytywnej rocznej próbie. Ważne było dla nas, abyśmy sami wypróbowali system, zanim zobowiążemy się do kilkuletniej współpracy z TicketCo, chociaż nasze wrażenia były dobre od naszego pierwszego spotkania. Chcieliśmy doświadczyć, że wszystko działa tak, jak powinno, i rzeczywiście zadziałało” – stwierdziła.

Lepszy wgląd

Podczas imprezy Pani Undlien Haug doświadczyła znacznie lepszego wglądu w informacje niż w poprzednich latach.

“Mieliśmy dostęp do raportów w czasie rzeczywistym i byliśmy w stanie zobaczyć nie tylko liczbę uczestników w danym momencie, ale także kto wchodzi. Biorąc pod uwagę nasze zobowiązania dotyczące gościnności wobec naszych partnerów, były to naprawdę przydatne dane, które są dla nas dostępne”, mówi.

“Nigdy wcześniej nie mieliśmy dostępu do tego rodzaju danych i widzimy, że będzie to dla nas przydatne również przy planowaniu kolejnych lat”, dodaje.

Najszybsze skanowanie: 5,5 sekundy


Diamentowa Liga IAAF 2019 Bislett Games, kontrola biletów kwadrans po kwadransie.

Bramy w Bislett otwarto o godzinie 17:00, 13 czerwca, a podczas pierwszej godziny weszło 3419 uczestników. Największy ruch w ciągu tej godziny to ostatnie dziesięć minut, a najbardziej ruchliwa minuta to 17:53 do 17:54 – zeskanowano 92 bilety. Odpowiada to jednemu biletowi skanowanemu co dziewięć sekund na każdym z 14 skanerów.

Od 18:00 do 19:00 weszło 5197 uczestników, a następne 5228 weszło od 19:00 do 20:00. Szczyt nastąpił między 19:12 a 19:13, z 155 wejściami. Podzielone na 14 skanerów tempo w tym czasie wynosiła 5,5 sekundy dla każdej kontroli.

Do 20:00 weszło 13844 spośród 14200 uczestników, a tempo przy bramkach naturalnie spadło. Pozostało 333 uczestników, którzy zostali wpuszczeni między 20:00 a 21:00, a następnie 18 spóźnionych, którzy przybyli po 21:00. Ostatnie dwa wejścia zostały zarejestrowane o 21:42.

Jak obliczyć potrzeby skanera

Ponieważ oczekiwany czas przybycia uczestnika rozkłada się na kilka godzin, Złota Liga IAAF Bislett Games różni się od meczów piłki nożnej – gdzie bramy zwykle otwierają się na godzinę przed rozpoczęciem meczu, a większość uczestników pojawia się w ciągu ostatnich 30 minut do startu.

“Podczas organizowania wydarzeń sportowych należy wziąć pod uwagę kilka kwestii, aby zapewnić sprawne wejście dla widzów. Liczba bramek, liczba urządzeń skanujących i umiejętności osób obsługujących te urządzenia są trzema najważniejszymi czynnikami, aby uniknąć kolejek i zapewnić sprawne wejście” – mówi Dag Frode Algeroy.

Aby obliczyć, jak oszacować wejście na mecz piłki nożnej z przewidywanymi 15000 uczestników, używa następującego przykładu:

10 000 z nich pojawi się w ciągu ostatnich 30 minut przed rozpoczęciem meczu

  • Odpowiada to 333 wejściom na minutę
  • Jeśli wystarczająca jest pojemność fizyczna, taka jak liczba i szerokość bram, wystarcza również liczba 30 ręcznych skanerów (o ile są one obsługiwane przez wykwalifikowanych i wyszkolonych pracowników).
  • Odpowiada to 11,1 przejściom przez skaner na minutę, co jest równe najwyższej prędkości kontroli na Złotej Lidze IAAF Bislett Games.

“Oprócz posiadania odpowiedniej liczby skanerów i wykwalifikowanego personelu, należy pamiętać, że kontrole bezpieczeństwa powinny być zawsze przeprowadzane przed zatwierdzeniem biletu. Odciąża to punkt kontroli i pozwala zespołowi ds. bezpieczeństwa poinstruować posiadaczy biletów, jak przygotować się do weryfikacji. To nie samo skanowanie wymaga czasu, a raczej szukanie i sięganie po drukowane lub cyfrowe bilety wtedy, gdy powinny być już gotowe do kontroli” – podsumowuje pan Algeroy.


Kontrola biletów przebiega doskonale przy bramach