Smidigt förköp, problemfri biljettkontroll och mängder av nyttig kundinformation omvandlar en ettårig provperiod till ett fyraårigt avtal med IAAF Diamond League-arrangören Bislett Games.
Årets IAAF Diamond League-evenemang i Oslo – som hölls torsdagen 13 juni och sändes i 163 länder världen över – var första året som arrangören hade TicketCo som biljettförsäljningspartner.
Evenemanget sålde slut på rekordtid. På grund av tidigare erfarenheter var arrangören ändå orolig för inträdet och var rädd att det skulle uppstå köer vid arenan, som ligger mitt i stan omringad av spårvagnar och trafik från alla håll.
Nöjd säkerhetschef
När över 14 000 åskådare kommer gående i det hektiska Bislett-området en tidig torsdagkväll är risken för trafikkaos stor.
Men det fanns ingen anledning till oro.
“Jag kan inte minnas att vi någonsin har upplevt något så smidigt och problemfritt som årets inträde. Skillnaden från förra året var enorm”, säger säkerhetschefen för IAAF Diamond League Bislett Games, Vegard Henriksen.
Säkerhetsansvarig för IAAF Diamond League Bislett Games 2019, Vegard Henriksen.
Inga större problem
Han var mer än nöjd med hur inträdet till årets evenemang genomfördes.
“Vi hade inga större problem, varken från vår sida eller bland besökarna. De få mindre utmaningar som uppstod under evenemanget hanterades där och då av den mycket kvalificerade TicketCo-personalen som fanns på plats”, tillägger han.
Publikkapaciteten för årets Bislett Games var 14 200 personer och evenemanget sålde slut på förhand. Det fanns tre ingångar med totalt 14 handhållna skannrar, som alla betjänades av ideella medarbetare.
Snabb genomströmning vid ingångarna
“Förra året hade vi stora problem med biljettkontrollerna och ett tag var köerna utanför arenan så långa att de blockerade trafiken. För att lösa problemet fick vi så småningom slopa hela biljettskanningen och bara låtsas att vi gjorde en riktig biljettkontroll”, säger Henriksen.
“Efter att ha sett hur smidigt förköpet gick med TicketCo, hade vi stora förhoppningar på inträdet i år. Och jag kan ärligt säga att alla våra förhoppningar infriades. Genomströmningen vid ingångarna var snabb och det var aldrig några köer utanför som vi var orsak till”, tillägger han.
Bislett torsdag 13 juni, kl. 19:35. Inga köer och inget trafikkaos.
Ettårig provperiod
Årets TicketCo-service vid Diamond League Bislett Games gjordes som en ettårig provperiod, för att arrangören skulle se hur systemet fungerar innan de ingår ett mer långsiktigt avtal. Det tog inte lång tid för dem att bestämma sig för att fortsätta partnerskapet.
“För två veckor sedan var jag i Oslo tillsammans med en medarbetare från vårt Customer Success-team för att säkra årets Bislett Games. Förra veckan hade jag nöjet att åka dit igen för att förhandla fram ett fyraårigt avtal med denna stora arrangör. Vi är väldigt stolta över att vara en del av en av Europas viktigaste friidrottstävlingar under de närmaste fyra åren, säger TicketCo Norways Country Manager, Dag Frode Algeröy.
Dag Frode Algeröy, Country Manager, TicketCo Norway
Ett enkelt beslut
Marknadschefen på Bislett Alliance, Anne Mette Undlien Haug, är också nöjd över att ha tryggat biljetthanteringen för de närmaste fyra åren.
“Det här var ett enkelt beslut att fatta efter den oerhört positiva provperioden. Det var viktigt för oss att prova systemet själva innan vi ingick ett flerårigt avtal med TicketCo, även om vi fick ett gott intryck redan vid vårt första möte. Vi ville se så att allt fungerade som det skulle, och det gjorde det verkligen”, säger hon.
Bättre inblick
Under evenemanget fick Undlien Haug en mycket bättre inblick än tidigare.
“Vi hade tillgång till realtidsrapporter och kunde se, inte bara hur mycket publik som var inne vid en viss tid, utan också vilka. Med tanke på vårt ansvar och vår service gentemot våra samarbetspartners, var det verkligen nyttig information för oss att få, säger hon.
“Vi har aldrig haft tillgång till denna typ av uppgifter förut och detta kommer att vara användbart för oss när vi planerar nästa års evenemang”, tillägger hon.
5,5 sekunder per skanning som snabbast
IAAF Diamond League Bislett Games 2019, biljettkontrollen kvart för kvart.
Ingångarna på Bislett öppnade klockan 17.00 den 13 juni, och under den första timmen gick 3 419 personer in. Den mest hektiska tiden under den här timmen var de sista tio minuterna, och den mest hektiska minuten var mellan 17:53 och 17:54 – med 92 skannade biljetter. Det innebär en skannad biljett var 9:e sekund vid var och en av de 14 skannrarna.
Mellan 18:00 och 19:00 gick 5 197 personer in följt av 5 228 personer mellan 19:00 och 20:00. Peaken kom mellan 19:12 och 19:13 med 155 inträden. Uppdelat på 14 skannrar var hastigheten vid den tidpunkten 5,5 sekunder för varje biljettkontroll.
Vid 20:00 hade 13 844 av de 14 200 personerna kommit in och hastigheten vid ingångarna började naturligtvis att avta. Men det var ändå 333 personer som gick in mellan 20:00 och 21:00, följt av 18 eftersläntrare som kom efter 21:00. De sista två av dessa kontrollerades kl. 21:42.
Att beräkna skannerbehovet
Eftersom publikens förväntade ankomsttid är spridd över flera timmar skiljer sig IAAF Golden League Bislett Games från fotbollsmatcher – där ingångarna normalt öppnas en timme innan matchstart och de flesta dyker upp de sista 30 minuterna.
“Vid idrottsevenemang finns det flera frågeställningar att fokusera på för att säkerställa ett smidigt inträde för publiken. Antal ingångar, antal skanningsenheter och erfarenheten hos de som använder skannrarna, är de tre viktigaste frågeställningarna för att undvika köer och säkra ett smidigt inträde”, säger Dag Frode Algeröy.
Han använder följande exempel för att beräkna hur man planerar en fotbollsmatch med en förväntad publiksiffra på 15 000 personer:
- 10 000 kommer att dyka upp under de sista 30 minuterna före avspark.
- Det motsvarar 333 ankomster i minuten.
- Om den fysiska kapaciteten, som antal ingångar och ingångarnas bredd, är tillräcklig bör 30 handhållna skannrar räcka (om de betjänas av erfarna och utbildade medarbetare).
- Detta motsvarar 11,1 inträden per skanner per minut, vilket motsvarar den snabbaste biljettkontrollen vid IAAF Golden League Bislett Games.
“Förutom att ha rätt antal skannrar och kvalificerad personal, ska man komma ihåg att säkerhetskontrollerna alltid ska göras före biljettkontrollen. Det avlastar biljettkontrollplatserna och gör att säkerhetsteamet kan instruera biljettinnehavarna om hur man bäst förbereder sig inför biljettkontrollen. Det är inte själva skanningen som tar tid, snarare fumlandet med utskrivna eller digitala biljetter när de borde vara redo för kontroll”, avslutar Algeröy.
Biljettkontrollen går smidigt vid ingångarna.
